Prowadząc własną działalność, dobrze jest posiadać profesjonalną poczty e-mail we własnej domenie. Jednak pewnie zastanawiasz się, jak wybrać odpowiedni hosting poczty dla swojego biznesu? W tym artykule podpowiemy Ci, jak dokonać właściwego wyboru.

Gdy będziesz sprawdzać dostępne opcje, pamiętaj, że wybór najlepszego hostingu poczty zależy od Twoich indywidualnych potrzeb. Wiedząc, które z czynników są najistotniejsze, będziesz w stanie podjąć świadomą decyzję, która przyniesie korzyści Twojej działalności.

Jak założyć email z własną domeną?

E-mail od lat pozostaje najczęściej używanym narzędziem porozumiewania się między przedsiębiorstwami a klientami, ale także między pracownikami i partnerami biznesowymi. Stanowi też dobrą podstawę strategii marketingowej, jeśli chcesz np. wysyłać własny newsletter lub spersonalizowane oferty swoim odbiorcom.

Korzystanie z własnej domeny w adresach email między innymi sprawia, że firma wygląda na bardziej profesjonalną i wiarygodną. Adres taki jak [email protected] brzmi znacznie bardziej przekonująco niż [email protected] czy [email protected]. Jest to szczególnie ważne, zwłaszcza w kontekście budowania zaufania i relacji z klientami, partnerami biznesowymi i dostawcami.

Założenie maila z własną domeną nie jest skomplikowane. Wystarczy, że wybierzesz odpowiadający sobie hosting i wykupisz przestrzeń na serwerze oraz wybraną przez siebie domenę.

Co to jest hosting poczty?

Hosting poczty email to usługa, która umożliwia użytkownikom zakładanie własnych skrzynek pocztowych z wybraną przez siebie domeną. Host udostępnia wtedy miejsce na serwerze, gdzie następnie przechowywane są skrzynki pocztowe i związane z nimi dane.

Przy wyborze usługi hostingu email w Statnet ONLINE, zyskujesz wyjątkową elastyczność, ponieważ niezależnie od pakietu możesz zakładać nielimitowaną liczbę skrzynek pocztowych. Warto zauważyć, że liczba domen oraz wielkość przestrzeni, jakie możesz posiadać, będzie zależała od parametrów planu, który wybierzesz. Najczęściej wybierana przez klientów opcja, czyli E-MAIL STANDARD, oferuje możliwość posiadania aż 10 domen, co stanowi doskonałe rozwiązanie nawet dla większych przedsiębiorstw.

Czy możesz hostować pocztę na własnym serwerze?

Hosting poczty elektronicznej i stron internetowych jest zasadniczo do siebie podobne. Aby posiadać własną stronę lub e-mail nie musisz korzystać z usług zewnętrznego dostawcy.

E-maile mogą być kierowane na różne serwery, a trasowanie jest obsługiwane poprzez wpisy w rekordach DNS (Domain Name System). Poprzez aktualizację rekordów DNS możliwe jest kierowanie różnych typów ruchu na różne serwery. Dodawanie wpisów do rekordów CNAME, na przykład, utworzy subdomeny, które kierują ruch do różnych serwerów i/lub usług, takich jak kalendarz, poczta e-mail i współdzielone dokumenty.

Jednak aby korzystać z takiego rozwiązania będziesz potrzebować serwera. Co więcej serwer ten będzie potrzebował osoby, która potrafi nim zarządzać, więc bez posiadania zaawansowanych umiejętności technicznych będziesz musiał zatrudnić dodatkowy personel.

A to jeszcze nie wszystko. Musisz również wziąć pod uwagę:

• ograniczoną przepustowość sieciową,
• limity przechowywania,
• licencje na oprogramowanie,
• odpowiedzialność za tworzenie kopii zapasowych danych.

To wszystko to dodatkowe koszty i jeden z powodów, dla których większość firm decyduje się na usługi hostingu e-mail, zamiast posiadania i obsługi własnego serwera.

Korzystając z usługi hostingu e-mail, nie musisz kupować żadnego sprzętu, i mało prawdopodobne jest, że będziesz musiał instalować dodatkowe oprogramowania. Co więcej w większości przypadków konfiguracja usługi jest łatwa, i wystarczą Ci do niej podstawowe umiejętności techniczne.

Jak wybrać odpowiedni hosting poczty?

Wybór odpowiedniego hostingu poczty ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania Twojej firmy. Dlaczego? Ponieważ, jak wspominaliśmy wyżej, poczta elektroniczna jest jednym z najważniejszych narzędzi komunikacyjnych w biznesie. Jak zatem wybrać rozwiązanie dla siebie i na jakie czynniki zwrócić szczególną uwagę?

Limity i ograniczenia techniczne

Przed wyborem planu hostingowego dla swojej poczty zastanów się, jaki ruch będzie obsługiwała twoja skrzynka lub skrzynki. Najczęstsze ograniczenia z jakimi możesz się spotkać to:

• powierzchnia – czyli inaczej objętość miejsca, w którym są zapisywane wiadomości,
• ilość skrzynek – czyli adresów e-mail, z których będziesz korzystać,
• ilość domen – czyli części adresu e-mail występujących po znaku @,
• limit wysyłanych wiadomości – określane dziennie/miesięcznie, te informacje często nie są umieszczane bezpośrednio w ofercie i warto się o nie dopytać,
• maksymalny rozmiar załącznika – czyli jak duży może być plik, który chcesz wysłać w wiadomości.

Wybierając naszą ofertę zyskujesz standardowo możliwość wysłania 2000 wiadomości dziennie, jednak w uzasadnionych przypadkach limity mogą ulec zmianom.

Konfiguracja z protokołami POP3 i IMAP

Wybierając hosting e-mail zwróć uwagę, czy dostawca oferuje w pakiecie konfigurację z protokołami IMAP i POP3. IMAP umożliwia dostęp do skrzynki pocztowej na serwerze i tam zapisuje wiadomości. Jest to korzystne rozwiązanie dla osób chcących mieć dostęp do poczty z różnych urządzeń. Z kolei POP3 pobiera wiadomości na lokalne urządzenie, co może być efektywne jeśli korzystasz z jednego urządzenia lub chcesz oszczędzić miejsce na serwerze. Wybór zależy od Twoich preferencji i specyfiki pracy.

Więcej o wspomnianych protokołach przeczytasz w artykule : Różnice między POP3 i IMAP.

Interfejs i łatwość użytkowania

Warto również zwrócić uwagę na interfejs i łatwość użytkowania panelu hostingowego. Jest to kolejny ważny czynnik, który należy wziąć pod uwagę podczas wyboru hostingu poczty. Interfejs panelu użytkownika powinien być prosty w obsłudze nawet dla osób bez technicznego doświadczenia. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas ale i unikniesz frustracji związanej z trudnościami w korzystaniu z usługi.

Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo serwera poczty jest szczególnie istotnym czynnikiem, na które trzeba zwrócić uwagę. Twoje wiadomości i dane firmowe muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem. Serwery powinny być wyposażone w zaawansowany system zabezpieczeń, chroniący przed różnego rodzaju atakami (takimi jak phishing, DoS), złośliwymi oprogramowaniami i spamem.

Warto zorientować się, czy wybrane rozwiązanie oferuje:

• szyfrowanie SSL/TLS,
• firewalle,
• filtry antyspamowe,
• certyfikaty bezpieczeństwa,
• regularne aktualizacje systemowe,
• regularne kopie zapasowe i dostęp do nich,
• wsparcie techniczne (najlepiej 24/7).

Wsparcie techniczne

Wsparcie techniczne stanowi kluczowy element w trosce o bezpieczeństwo danych oraz udzieleniu natychmiastowej pomocy w przypadku potrzeby. Ważne jest, aby serwer pocztowy działał bez awarii i zapewniał Ci dostęp do skrzynki o każdej porze dnia i nocy. Dostępność supportu 24/7 jest nie tylko pomocne w rozwiązywaniu potencjalnych problemów, ale także odgrywa rolę prewencyjną w identyfikowaniu ewentualnych zagrożeń. Jeśli dojdzie do jakiegokolwiek naruszenia, liczy się każda chwila. Szczególnie jeśli chodzi o dane firmowe. Dobry dostawca usług hostingowych powinien zapewniać efektywne wsparcie, gotowe do działania w każdej chwili.

Co więcej zespół supportu stanowi źródło wskazówek dotyczących optymalizacji działania serwera, konfiguracji czy wdrażania najnowszych zabezpieczeń. Kompleksowe wsparcie sprawia, że hosting staje się nie tylko miejscem przechowywania danych, ale także solidną bazą, na której przedsiębiorstwo może opierać swoją komunikację.

Regularny backup

Tworzenie backupów w przypadku hostingu poczty jest równie istotne, co w przypadku innych plików przechowywanych na serwerach. Sprawdź, jak często są wykonywane kopie zapasowe danych, a także jak długo są przechowywane. Zaleca się, aby backupy były wykonywane jak najczęściej, a hosting utrzymywał co najmniej kilka kopii. W Statnet ONLINE wykonujemy backup conajmniej raz dziennie, co skutecznie minimalizuje ryzyko utraty wiadomości z powodu ewentualnych awarii czy przypadkowego usunięcia.

Podsumowanie

Prowadząc własną działalność warto jest posiadać profesjonalną pocztę e-mail opartej na własnej domenie. Buduje to wiarygodność i profesjonalny wizerunek marki. Dodatkowo przynosi dużo korzyści dla indywidualnych użytkowników, takie jak zwiększone bezpieczeństwo danych. Kluczowym krokiem jest wybór odpowiedniego hostingu poczty, który powinien być niezawodny, oferować kompleksowy system zabezpieczeń, skuteczny support i być łatwy w obsłudze.

Decydując się na hosting email w Statnet ONLINE, zyskujesz nie tylko elastyczność w zakładaniu skrzynek pocztowych, ale również bezpieczeństwo danych, codzienne backupy, oraz wsparcie techniczne 24/7.